Keskity olennaiseen: Lean-ajattelulla tehoa järjestöjen viestintään

Järjestöissä viestinnän merkitys on keskeinen: sen tulee olla selkeää, tavoitteellista ja vaikuttavaa. Lean-ajattelu tarjoaa hyödyllisiä näkökulmia tilanteissa, joissa viestintään kohdistuu paljon odotuksia. Leanin avulla voidaan tunnistaa ja poistaa arvoa tuottamatonta työtä ja vapauttaa resursseja vaikuttavampaan viestintään.

Mitä on lean-ajattelu?

Lean-filosofian tavoitteena on tehostaa työn virtausta poistamalla hukkaa eli arvoa tuottamatonta työtä. Tämä ajattelumalli on peräisin Toyotan autotehtaalta, jossa haluttiin tuottaa mahdollisimman monta ja mahdollisimman virheetöntä kulkuvälinettä mahdollisimman nopeasti. Nykyisin leania sovelletaan laajasti myös asiantuntijatyössä, kuten viestinnässä. Lean-ajattelun ytimessä on jatkuva parantaminen ja ongelmanratkaisutaitojen kehittäminen.

Viestinnän hukat ja niiden vähentäminen

Asiantuntijatyössä on yhteensä kahdeksan hukkaa, joista viimeisin on kehityspotentiaalin hukkaaminen. Muita hukan aiheuttajia ovat esimerkiksi seuraavat:

• Väärään aikaan tai ylimääräinen tekeminen: Viestinnässä hukkaa syntyy, kun töitä tehdään liian aikaisin tai ilman selkeää tarvetta. Esimerkiksi tiedotteen versiointi tai vieminen julkaisujärjestelmään ennen kaikkien faktojen ja korjausten saamista aiheuttaa turhaa työtä. On tärkeää, että kaikki olennaiset tiedot on kerätty ennen jatkotyöstöä, jotta vältytään ylimääräiseltä työltä.
• Keskeneräinen työ ja multitasking: Monen tehtävän samanaikainen työstäminen hidastaa työn valmistumista, koska jokainen keskeytys lisää työhön käytettyä kokonaisaikaa. Tehtävät kannattaa suorittaa yksi kerrallaan loppuun, mikä nopeuttaa läpimenoaikaa ja vähentää hukkaa.
• Odottaminen: Viestinnässä odottelua aiheuttavat usein myöhässä toimitetut materiaalit. Tämä hidastaa koko prosessia ja aiheuttaa ylimääräistä stressiä. Selkeät aikataulut ja työjärjestys voivat vähentää odotusaikaa ja parantaa työn virtausta.

Lean-viestinnän hyödyt järjestöille

Lean-ajattelun soveltaminen viestintään tuo monia etuja:

• Selkeys ja tavoitteellisuus: Lean-ajattelu auttaa selkeyttämään viestinnän tavoitteita ja prosesseja. Tämä parantaa viestinnän strategista merkitystä ja vaikuttavuutta.
• Tehokkuus: Hukan poistaminen vapauttaa resursseja tärkeämpiin tehtäviin. Tämä on olennaista kaikille järjestöille, mutta erityisen hyödyllistä se on pienille järjestöille, joissa vakinaista henkilöstöä on vähän.
• Jatkuva parantaminen: Lean-ajattelu rohkaisee toiminnan säännölliseen kehittämiseen, mikä voi pitkällä aikavälillä johtaa huomattaviin parannuksiin viestinnän tehokkuudessa ja vaikuttavuudessa.

Viestinnän työtaakka ja lean-ajattelun tarjoamat ratkaisut

Viestinnän työtaakka on monesti suuri, ja usein viestintätehtävien hoitamiseen toivotaan lisäkäsiä. Kuten blogikirjoituksessa Niin on kiire, ettei ajatella ehdi todetaan, kiireessä ja paineen alla on helppo hukata keskittyminen olennaiseen.

Lean-ajattelun tavoitteena ei lähtökohtaisesti ole lisätä käsien määrää vaan järkevöittää työtehtäviä. Kun työprosesseja optimoidaan ja hukkia poistetaan, työn sujuvuus paranee ja työtaakka kevenee ilman resurssien lisäämistä.

Näin pääset alkuun

1. Nykytilan kartoitus: Aloita tunnistamalla, mihin viestinnän resurssit työaika mukaanlukien kuluu. Arvioi, miten viestinnän prosessit sujuvat ja eliminoi hukan lähteet.

2. Tavoitteiden määrittely: Aseta viestinnälle strategiasta johdetut tavoitteet. Miten viestintä parhaiten tukee strategian toteutumista? Millaisia tuloksia halutaan saavuttaa?

3. Prosessien parantaminen: Poista hukkaa ja paranna prosesseja. Käytä lean-työkaluja kuten kanban-taulua visualisoimaan työn virtaa tai juurisyyanalyysiä tunnistamaan ja ratkaisemaan ongelmia.

Lean-periaatteiden avulla myös järjestöt voivat tehostaa viestintäänsä, keskittyä olennaiseen ja tuottaa enemmän arvoa niin järjestön sisäisille kuin ulkoisille sidosryhmille. Näin viestintä tukee entistä paremmin järjestön tärkeää työtä ja sen tavoitteiden saavuttamista. Ja mikä parasta: viestinnän tehtävät sujuvat ja valmistuvat ajallaan. Samalla työtaakka kevenee ilman, että lisäkäsille on tarvetta.

*Blogi on kirjoitettu marraskuussa 2024 pidettävien SOSTE:n Järjestöviestintäpäivien osallistujille, jossa avauspuheenvuoron aiheena on Keskity olennaiseen: Lean-ajattelulla vaikuttavuutta ja selkeyttä järjestöjen viestintään.

Bloggauksessa on hyödynnetty tekoälyn tuottamaa tiivistelmää kirjoittajan aiemmin julkaisemista lean-aiheisista kirjoituksista.

Lähteet:
https://brunnen.fi/niin-on-kiire-ettei-ajatella-ehdi-2/
https://brunnen.fi/lean-johtaminen-ja-viestinta-blogisarja-osa-1-mista-on-kyse/
https://brunnen.fi/lean-johtaminen-ja-viestinta-blogisarja-osa-2-tyon-virtauksen-viholliset/
https://brunnen.fi/lean-johtaminen-ja-viestinta-blogisarja-osa-3-asiantuntijatyon-71-hukkaa/
https://brunnen.fi/lean-johtaminen-ja-viestinta-blogisarja-osa-4-asiantuntijatyon-71-hukkaa/
Torkkola Sari, Lean asiantuntijatyön johtamisessa, 2015