Lean-johtaminen ja viestintä -blogisarja. Osa 1: Mistä on kyse?

BLOGISARJA OSA 1/4, Tässä blogisarjassa avataan lean-johtamisen ja viestinnän yhteyttä sekä lean-filosofian käsitettä, tavoitetta ja periaatteita. Blogisarja tarjoaa yleistajuista ja konkreettista tietoa siitä, mistä lean-johtamisessa on kyse ja miten sitä voi hyödyntää viestinnässä. Sarjan ensimmäisessä blogissa pureudutaan siihen, mitä lean on, mitä sillä tavoitellaan ja miksi lean-johtamista kannattaa hyödyntää viestinnän johtamisessa.

Mitä yhteistä on lean-johtamisella ja viestinnällä?

Paljonkin. Liiketoimintajohdossa jo 40-luvulta käytössä ollut lean-ajattelu on rantautumassa hiljalleen myös viestinnän johdon työkaluksi. Viestintään lean-periaatteet tuovat lisää vaikuttavuutta. Viestinnän prosessien lean-johtaminen tarjoaa keinoja tehdä viestintä näkyväksi, tavoitteelliseksi ja strategisesti merkittäväksi. Lean tekee työn näkyväksi ja tuo siihen lisää hallintaa ja ennakointia.

Mitä on lean?

Lean-filosofia on ajattelutapa, jossa kehitetään järjestelmällisesti ongelmaratkaisutaitoja. Lean on lähtöisin Toyotan autotehtaalta 1940-luvun Japanista. Alun perin sitä on käytetty tuotannon optimointiin. Nykyisin lean-mallia käytetään laajasti myös asiantuntijatyön johtamiseen.

Lean-ajattelun mukaisesti työyhteisön toimintamalleja arvioidaan ja parannetaan jatkuvasti. Tätä voidaan kutsua myös oppivaksi organisaatioksi. Toiminnan kehittämisessä tärkeintä ei ole vauhti, vaan päättäväinen ja jatkuva liike kohti tavoitteita. Leanissä liiallinen kiire pilaa hyvätkin aikeet.

Mikä on lean-johtamisen ja lean-viestinnän tavoite?

Lean-johtamisella tavoitellaan työn sujuvaa virtausta. Virtausta sujuvoitetaan poistamalla hukkia. Hukkien vähentäminen ei kuitenkaan ole tavoite, vaan keino tavoitteen saavuttamiseksi. Leanissä on siis kysymys siitä, miten työ saadaan virtaamaan mahdollisimman soljuvasti.

Kokemukseni on, että organisaatioviestinnän kokonaiskuva jää usein hataraksi. Tällöin ei työn virtaustauksen hahmottaminenkaan ole helppoa. Viestinnän prosessit ja priorisointi eivät useinkaan ole viestintäjohdon omissa käsissä. Viestinnällä on paljon sekä sisäisiä että ulkoisia asiakkaita. Jos viestinnän strategiset tavoitteet ja vaikuttavuuden mittarit puuttuvat, on työn suunnittelu ja priorisointi vaikeaa. Monesti toiminnan kokonaiskuva ei ole selkeä edes viestinnälle, saati sitten johdolle.

Vaikka toimivat prosessit ovat tärkeitä, kannattaa lean nähdä enemmänkin toimintatapojen asteittaisena parantamisena kuin kurinalaisena prosessien valvomisena.

Miksi lean-filosofiaa kannattaa hyödyntää viestinnässä?

Leanissä olennaista on arvon tuottaminen asiakkaille. Tämä ei suinkaan tarkoita sitä, että tehdään aina sitä, mitä asiakas pyytää. Viestinäyksikkö on usein paikka, mihin sisäinen asiakas astuu valmiin ratkaisun kanssa. Äkkiseltään voisi ajatella, että mainiota, tarjotaan ratkaisu nopeasti, jolloin asiakas on tyytyväinen. Haasteena usein on se, että sisäisen asiakkaan pyytämä ratkaisu on väärä, koska ongelmaa ei ole tunnistettu joko lainkaan tai sitä ei ole tunnistettu oikein.

Aika moni viestijä tunnistaa tilanteen, jossa viestinnältä tilataan radiomainos, some-kampanja tai verkkosivu kertomatta, keitä halutaan tavoittaa ja millainen on toivottu vaikutus. Tässäkin pätee Steve Jobsin oivaltava lausahdus: ”Älä anna asiakkaalle sitä, mitä hän pyytää vaan sitä, mitä hän tarvitsee.”

Lean auttaa johtamaan viestintää arvon tuottamisen näkökulmasta. Viestijän tehtävänä onkin auttaa asiakastaan näkemään, mitä tämä todella tarvitsee eli millainen viestintä on vaikuttavaa.