Lean-johtaminen ja viestintä -blogisarja. Osa 3: Asiantuntijatyön 7+1 hukkaa

BLOGISARJA OSA 3/4, Blogisarjassa avataan lean-johtamisen ja viestinnän yhteyttä sekä lean-filosofian käsitettä, tavoitetta ja periaatteita. Se tarjoaa yleistajuista ja konkreettista tietoa siitä, mistä lean-johtamisessa on kyse ja miten sitä voi konkreettisesti hyödyntää viestinnässä. Alun perin osia piti olla kolme, mutta niitä tulikin vielä yksi lisää eli neljä, koska halusin avata hukkia sinulle vähän konkreettisemmin. Tässä osassa avaan leanin 7+1 hukasta neljää ensimmäistä ja elokuussa neljää jälkimmäistä hukkaa.

Sarjan ensimmäisessä blogissa pureuduttiin siihen, mitä lean on, mitä sillä tavoitellaan ja miksi lean-johtamista kannattaa hyödyntää viestinnän johtamisessa. Toisessa osassa keskityttiin työn virtauksen pahimpiin vihollisiin: vaihteluun, ylikuormitukseen ja hukkaan.

Lean ja 7+1 hukkaa

Perinteisessä työssä, kuten tuotantoympäristössä, hukkia on tunnistettu seitsemän. Asiantuntijatyössä voidaan tunnistaa myös kahdeksas hukka, kehityspotentiaalin hukkaaminen. Seuraavassa avaan tarkemmin, mitä asiantuntijatyön 7+1 hukasta neljä ensimmäistä hukkaa ovat.

Leanissä hukalla tarkoitetaan arvoa tuottamatonta työtä. Hukka sitoo tekijän ja organisaation resursseja ja pienentää työn arvoa. Hukasta asiakas ei ole valmis maksamaan. Työn tekijälle hukka aiheuttaa sekä ylikuormittumista että vaihtelua työprosesseihin. Vaihtelu ja ylikuormitus kumuloivat puolestaan lisää hukkia eli esteitä työn virtaan.

Vaihtelu on hukan juurisyy. Siksi vaihtelun aiheuttajat on tärkeä selvittää, koska niistä aiheutuu kaksi muuta työn virtauksen estäjää: hukka ja ylikuormitus. Mitä enemmän tietyssä työssä on vaihtelua – kuten epätasapainoa tai epäyhdenmukaisuutta – sitä hitaammin työ virtaa eli sitä pidemmästä työn läpimenoajasta puhutaan. Hukan, ylikuormituksen ja vaihtelun kolmiyhteydestä voit lukea tarkemmin edellisestä blogista.

Mitä ovat 7+1 hukan neljä ensimmäistä hukkaa?

1. hukka: Väärään aikaan tai liikaa tekeminen

Asiantuntijatyössä – kuten viestinnässä – hukkaa aiheuttaa väärään aikaan tai liikaa tekeminen. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi asioiden tekemistä varastoon, vaikka varmuutta niiden käyttötarpeesta ei ole. Liiallinen ennakointi, kuten tiedotteen versiointi ennen kuin kaikki olennainen tieto on saatu, aiheuttaa viestijälle usein ylimääräisiä muokkauskertoja. Tällöin työ on aloitettu liian aikaisin ja tietojen tarkentuessa eri versioiden hallinta kumuloi työn moninkertaiseksi. Hukkaa voi välttää kokoamalla tiedotepohjaan ensin kaikki olennaiset faktat ja vasta kun ne ovat tiedossa, tehdään tiedotteesta tarvittavat kieliversiot. Myös liian myöhään aloitettu työ tuottaa hukkaa ja joko kollega tai asiakas joutuu odottamaan.

Liikaa voi helposti sortua tekemään tilanteessa, jossa lopputuotteen laatutasosta ei ole yhteistä näkemystä. Tekijältä puuttuu ymmärrys, mikä on riittävän hyvää. Tällöin vaikkapa AD tai tekstin tuottaja voi jäädä parantelemaan tuotostaan tarpeettoman pitkään, eikä sisäinen tai ulkoinen asiakas ole valmis maksamaan ylimääräisestä laadusta ja sen aiheuttamasta lisähinnasta tai viivästyksestä.

2. hukka: Keskeneräinen työ

Keskeneräinen työ tarkoittaa työtä, joka on aloitettu, mutta jota ei ole saatettu valmiiksi tai luovutettu seuraavalla tekijälle. Multitasking on tästä oiva esimerkki. Tekijällä on useita aloitettuja töitä samanaikaisesti työpöydällään, joita hän pyrkii tuuppimaan eteenpäin.

Tämä ei useinkaan ole tehokas taktiikka. Työtehtävien välillä pomppiminen vie huomattavasti enemmän aikaa kuin yhden tehtävän suorittamien alusta loppuun. Keskeytettyyn työtehtävään uudelleen syventyminen vie joka kerta oman aikansa, jolloin tehtävään käytetty kokonaisaika kasvaa jokaisen keskeytyksen myötä. Osuvampi nimitys multitaskaukselle olisikin multihäsläys.

3. hukka: Odottaminen

Odottamista aiheuttaa liian myöhään aloitettu työ tai ennakoitua suuremmaksi osoittautunut työtehtävä. Viestinnässä tyypillisesti odottelua aiheuttaa se, että tarvittavia aineistoja ei saada sovittuna aikana. Viestintäjohtaja joutuu odottamaan vuosikertomustekstiä, jota ei toimitettu määräaikaan mennessä. Samaan aikaan hänellä voi olla tolkuton kiire. Kun talousjohtajan teksti viimein saapuu, joutuu viestintäjohtaja lykkäämään muita suunniteltuja ja jo sovittuja töitään. Tällöin puolestaan muut sisäiset tai ulkoiset asiakkaat joutuvat odottamaan.

Kaikilla hukilla on taipumus kumuloitua, sillä yleensä yksi työtehtävä on kuin yksi vaihe tuotantohihnalla. Tehtävän puuroutuminen aiheuttaa dominoefektin koko loppuketjun työvaiheisiin. Kärpäsestä voi kasvaa härkänen, vaikka alkuperäinen aineiston myöhästyminen tuntuisi hyvin pieneltä.

4. hukka: Ylimääräinen työntekijän tai materiaalin liike

Tämän päivän tietotyössä yksi yleinen ylimääräistä liikettä aiheuttava hukka on toimimaton tai puutteellinen tiedonhallinta. Tiedon etsimiseen menee todella paljon aikaa, kun käytössä olevia viestintäkanavia on paljon.

Tiedät saaneesi yrityksesi tuoreimmat taloustiedot, jotka sinun tulisi viedä tekeillä olevaan vuosikertomukseen, mutta et muista, lähetettiinkö ne Teamsillä, WhatsAppilla, tekstarilla, meilillä vai Zoom-kokouksen chatissä. Tämän yhden tiedon hakemiseen kuluu huomaamatta tunti. Uutteran etsinnän tuloksena löydät vihdoin taloustiedot toisen asian yhteydessä mainitussa sähköpostissa.

Ylimääräistä liikettä eli hukkaa voivat aiheuttaa myös datan syöttäminen järjestelmiin, joita ei lainkaan hyödynnetä. Työntekijän ylimääräisestä liikkeestä aiheutuvaa hukkaa on nyt pandemia-aikana onnistuttu ansiokkaasti pienentämään. Enää ei tarvitse matkustaa tunnin rutiinikokoukseen Tukholmaan, joka vie työntekijältä kokonaisen työpäivän. Nyt kokous hoituu etäyhteydellä tunnissa ja seitsemän tuntia säästyy muihin töihin.

Asiantuntijatyön 7+1 hukan neljään viimeiseen hukkaan syvennytään blogisarjan neljännessä eli viimeisessä osassa, joka ilmestyy elokuussa!