Poikkeusolot ja arvojärjestys – kuusi vinkkiä poikkeusolojen viestintään

Tämän blogin piti käsitellä viestinnän ja johtamisen suhdetta, mutta poikkeusolot saivat tärkeän asian tuntumaan tässä tilanteessa vähemmän tärkeältä. Poikkeustilanteessa arvojärjestys muuttuu. Tärkeät asiat menettävät merkitystään ja normaaliajan tavallisista asioista tuleekin merkityksellisiä.

Viime päivät ovat olleet suomalaisille ja koko tellukselle mustan joutsenen aikaa. Vuoden alussa alkoi Aasiasta kuulua hämmentäviä uutisia uudesta Wuhanissa tunnistetusta virustaudista, koronasta. Vielä silloin tuntui siltä, ettei se kosketa meitä eikä vaikuta arkeemme. Pikkuhiljaa virus ja pelko levisivät Eurooppaan, mutta yhä moni meistä uskoi, että epidemia ei laajene pandemiaksi.  

Kun WHO julisti koronan pandemiaksi 11.3. alettiin myös Suomessa varautua poikkeusoloihin. Muutamassa päivässä tärkeysjärjestyksemme muuttui. Arkemme välttämättömästä tuli toisarvoista.  Aloimme välttää tarpeettomia riskejä: ryhmissä tapahtuva toiminta minimoitiin, oli kyseessä sitten liikunta- tai kulttuuri- tai asiakastapahtuma.

Samaan aikaan virtuaalinen yhteydenpito asiakkaisiin, ystäviin ja sukulaisiin tiivistyi ja siitä tuli välttämätöntä. Tärkeimmältä tuntuu nyt se, miten saamme pidettyä huolta läheisistämme ja asiakkaistamme siten, että suojelemme heikoimmassa asemassa olevia ja pidämme yritysten toiminnat niin normaaleina kuin se vain on mahdollista.

Korona muuttaa myös viestintätoimiston arkea. Katse kääntyy muutosviestintään ja -johtamiseen sekä sidosryhmien nopeaan informointiin. Jotkut ajattomammat asiat siirtyvät, ja niiden tilalle nostetaan kriittiset, voimakkaasti viestintää painottavat työt. Ketään ei voi jättää informaation ulkopuolelle, jotta organisaation toiminnot eivät haavoitu tai haavoittuvat mahdollisimman vähän.

Tässä avuksesi viisi nopeaa vinkkiä poikkeusoloissa viestimiseen:

1. Tee päätös avainhenkilöiden kanssa siitä, mitkä toiminnot ovat tärkeimpiä ja keitä asia koskettaa (sidosryhmät).

2. Päätä, kuka viestii. On tärkeää pitää viestintätiimi pienenä, jotta viestintä pysyy nopeana, notkeana ja yhtenäisenä.

3. Mieti, mistä kanavista tavoitat tärkeimmät sidosryhmäsi ja keskitä viestintäsi niihin. Kerro kaikissa kanavissa, miten etenette, koska kerrotte lisää ja mistä tietoa parhaiten löytyy.

4. Tarjoa tietoa aktiivisesti ja oma-aloitteisesti valitsemissasi kanavissa.

5. Viesti aina, kun uutta ja olennaista tietoa ilmenee. Puhu totta, kerro faktat, käytä yleiskieltä, vältä ylimielisyyttä, ole empaattinen, älä spekuloi.

6. Pidä itsestäsi ja lähelläsi olevista huolta ja pysy positiivisena. Selviämme tästäkin!