Viestinnän auditointi auttoi Eläketurvakeskusta keskittymään olennaiseen
Eläketurvakeskuksen viestintäjohto otti yhteyttä Brunneniin, sillä heidän tarpeensa oli selkeä. He tarvitsivat ulkoisen viestintänsä ja viestintäosastonsa kokonaisauditointia varmistaakseen parhaan mahdollisen tuen ETK:n strategian toteutumiselle ja tavoitteisiin pääsylle.
ETK:n suunnitelmissa oli vuoden 2024 aikana toteuttaa kokonaisauditointi sekä ETK:n ulkoisesta viestinnästä että viestintäosaston toiminnasta. Viestintäjohto ymmärsi, että strategisten tavoitteiden saavuttaminen edellytti entistä vahvempaa ja suunnitelmallisempaa viestintää sekä resurssien viisasta käyttöä. ”Annoimme Brunnenille punaiseksi langaksi kysymyksen: teemmekö riittävästi oikeita asioita suhteessa tavoitteisiimme ja resursseihimme?”, kertoo ETK:n viestintäjohtaja Tuovi Rautjoki.
Brunnenilla auditoinnit tehdään aina saumattomassa yhteistyössä asiakkaan kanssa. Myös yhteys ETK:n organisaatio- ja viestintäjohdon sekä viestintätiimin kanssa oli säännöllistä ja sujuvoitti auditoinnin etenemistä.
”Konseptoitu auditointipalvelu on suunniteltu asiakkaan tarpeisiin”, sanoo Brunnenin johtava viestintäkonsultti Terttu Sopanen ja jatkaa: ”Tapamme toimia on suunnitelmallinen ja rivakka, koska haluamme myös säästää asiakkaan aikaa. Siksi etenemisvaiheet ja -aikataulu esitellään jo tarjousvaiheessa”. Kun auditointityön tarkemmat tavoitteet ja yhteiset tapaamiset sovittiin jo käynnistyskokouksessa, ei etk:laisten tarvinnut varmistella auditoinnin etenemistä.
Auditointi tarjosi tarkan kokonaiskuvan siitä, miten viestinnän strategiset tavoitteet on määritelty suhteessa organisaatiostrategiaan. Samalla arvioitiin, miten viestinnän resurssit, rakenteet ja prosessit sekä työn organisointi ja johtaminen tukevat strategisten tavoitteiden toteutumista.
Auditointi nosti esiin ETK:n viestinnän vahvuudet, mikä auttaa pitämään niistä kiinni jatkossakin. Lisäksi auditointi paljasti viestinnän kehittämiskohteet ja antoi konkreettisia suosituksia toiminnan kehittämiseksi entistä vaikuttavammaksi. Ja mikä parasta auditoinnissa nousi esiin myös asioita, joita kannattaa vähentää tai joista voisi luopua kokonaan luopua.
Auditoinnin päätteeksi asiakkaalle tiivistettiin selkeä kirjallinen loppuraportti, joka tarjoaa konkreettisia askeleita viestinnän jatkokehittämiseen. ”Brunnenin toteuttama auditointi oli meille todella myönteinen kokemus ja antoi paljon eväitä kehittämiseen. Se vahvisti myös näkemystämme siitä, mitkä asiat ovat jo kunnossa ja mitä kannattaa säilyttää. Saamamme raportti on erinomainen apu toimintamme suunnittelussa ja tukee viestintäosaston vuoropuhelua johdon ja muiden osastojemme kanssa”, toteaa Rautjoki.