Viisas investoi viestintään juuri vaikeina aikoina – erityisesti nyt

Kaksi vuotta sitten kirjoitin siitä, miten haastavan markkinatilanteen kääntöpuolena on tilaisuus laittaa perusasiat kuntoon ja varmistaa, että organisaatio selviää vahvempana eteenpäin. Kantavana ajatuksenani oli, että organisaatiolla on paremmat edellytykset uuteen nousuun, tai ainakin eteenpäin, kun viestintä on nostettu strategiselle tasolle ja johtamiseen sekä kulttuurin vahvistamiseen on investoitu. Olen edelleen samaa mieltä – erityisesti nyt kun kaksi vuotta myöhemmin toimintaympäristön muutosvauhti on entistä kovempi ja ennakoimattomampi.

Joillakin aloilla näkyy jo valoa tunnelin päässä, osalla ei alho ole vielä kääntynyt kohti parempaa. Samaan aikaan jotkut toimijat suunnittelevat merkittäviä investointeja, toiset taas etsivät aktiivisesti ostettavaa. Miten vain – strategian pitää tarjota sidosryhmille innostava visio, joka antaa uskoa eteenpäin. Nyt on täydellinen hetki varmistaa, että viestinnän koko potentiaali on valjastettu yhteisen suunnan varmistamiseksi.

Mihin viestinnässä kannattaa investoida juuri nyt? 

Viestintä on aina strateginen funktio, johon tehty investointi maksaa takuulla itsensä takaisin. Olipa organisaationne tilanne mikä vain edellä kuvatuista – edessä iso investointi, yrityskauppa, parempi suhdanne tai vielä sumuinen näkymä – tulee viestintä kytkeä strategisella tasolla mukaan heti kaiken liiketoimintasuunnittelun alkupäässä.

Mitä viestinnällä on siis tarjota organisaatiolle tärkeissä nivelkohdissa? No etenkin strategian ymmärtämistä ja viemistä käytännöksi koko organisaatiossa. Viestintä myös vahvistaa työyhteisön pitovoimaa sekä sidosryhmien tunnistamista ja niiden ymmärryksen lisäämistä. Kaikki viestintä kietoutuu loppujen lopuksi kahteen asiaan: maineen ja luottamuksen kestävään rakentamiseen.

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

1. Johtaminen on viestintää. Onko teillä jo viestinnän strategiset linjaukset, jotka antavat suunnan koko organisaatiolle? Strategian käytäntöön viemiseen tarvitaan johtamista tukeva viestintäsuunnitelma.
2. Viestinnän prosessit ja rakenteet on järkevää trimmata kuntoon nyt – millaiset resurssinne ovat, ja käytetäänkö niitä strategisten tavoitteiden mukaisesti ja vaikuttavasti? Samalla tulee varmistaa, että ne auttavat johtoa olemaan läsnä – siis näkymään ja kuulumaan koko organisaatiolle.
3. Vain muutos on pysyvää ja olipa sen suurusluokka mikä tahansa, vaatii muutos sekä perusteellisesti suunniteltua että toteutettua muutosviestintää. Sellaista, johon erityisesti johdon ja kaikkien työntekijöidenne pitää sitoutua. Vaikuttava muutosviestintä auttaa yli muutosten, jotka ovat lähes poikkeuksetta vaikeita.
4. Johdon viestintätaidot. Viestintä on kuin lihas, joka pitää treenaamisesta. Median ja muiden vaativien sidosryhmien kanssa toimimista ja poikkeustilanteiden kohtaamista tulee harjoitella jo hyvän sään aikana. Myös työyhteisöviestinnän eli sisäisen viestinnän tarpeiden ymmärtämiseen voidaan valmentaa – esimerkiksi ydinviestien käyttöön ja äänensävyn löytämiseen.
5. Työkulttuuri ei vain muodostu itsestään, se rakennetaan yhdessä. Vaalittu ja kutsuva kulttuuri nähdään organisaation menestystekijänä. Työyhteisöviestinnällä luotte rakenteita, yhteistä kieltä ja tapaa toimia. Ne lisäävät talonne pito- ja vetovoimaa sekä kantavat erilaisten aikojen yli.

Auditointi on tehokas tapa varmistaa, että viestintä tukee strategiaa

Äskeisen listan kohta 2, viestinnän prosessien ja rakenteiden tarkistaminen, on monelle organisaatiolle ajankohtainen aihe – ehkä viestinnän resursseista on nipistetty tai edessä siintää lisävahvistusta vaativa tilanne. Tällöin strategisten tavoitteiden saavuttaminen edellyttää entistä vahvempaa ja suunnitelmallisempaa viestintää sekä resurssien viisasta käyttöä. Viestinnän auditointi on organisaatiollenne tehokas tapa varmistaa, teettekö riittävästi oikeita asioita suhteessa tavoitteisiin ja resursseihin.

Auditointi tarjoaa tarkan kokonaiskuvan siitä, miten viestinnän strategiset tavoitteet on määritelty suhteessa strategiaan. Saatte keskimäärin 8–10 viikkoa kestävästä auditoinnista loppuraportin, jossa arvioimme, miten viestinnän resurssit, rakenteet ja prosessit sekä työn organisointi ja johtaminen tukevat strategisten tavoitteiden toteutumista. Tuomme esille talonne viestinnän vahvuudet ja sen, miten niistä pidetään kiinni jatkossakin. Auditointipalvelumme määrittelee niin ikään viestinnän kehittämiskohteet sekä antaa konkreettisia suosituksia siihen, miten toimintaanne voidaan kehittää entistä vaikuttavammaksi.

Oikein suhteutetuilla resursseilla, tarkennetuilla prosesseilla ja selkeillä tavoitteilla on takuulla helpottavaa jatkaa eteenpäin vaikuttavampana kuin ennen!

Tutustu, miten auditointipalvelumme auttoi Eläketurvakeskusta keskittymään olennaiseen.