Huomisen työyhteisöviestintä antaa tilaa sattumanvaraiselle inhimillisyydelle

Elokuussa 2021 alkaa hybridityön aikakausi, jossa organisaation menestys luodaan johtamalla kasvokkaisten ja digikohtaamisen tasapainoa.

Sulamme parhaillaan pandemiakauden jäämassan alta hybridityöpaikoiksi. Vanhojen käsien ja jäätyneiden työkavereiden maailmasta nousee joukko, joka on kokenut kenties suurimman työelämän murroksen sitten teollistumisen. Osa siitä, mitä koronajää paljastaa altaan on samaa kuin se, mitä sinne vuosi sitten lytistyi: ihmisen tarve tulla hyväksytyksi, toteuttaa itseään ja iloita toisista ihmisistä.

Etätyön tulevaisuudenskenaario on vesiselvä: osa viikon töistä tehdään tilanteen salliessa etänä. Se toimii, tehostaa ja tuo kaivatun jouston elämään. Työmatkustaminen. Sama juttu. Osa neuvotteluista hoidetaan ruutujen välityksellä. Tukholman kollegoita varten ei aina tarvitse hypätä siiville aamuviiden herätyksen jälkeen.

Human moment on viestintästrategisesti tärkeä hetki

Pandemianjälkeinen toimisto onkin enemmän kuin työskentelypaikka, pohtivat Fayard, Weeks ja Khan Harvard Business Review’n jutussa Designing the hybrid office [1]. Nykytoimisto on heidän mielestään sosiaalisesti osallistava kulttuuritila. Se tarjoaa työntekijöille sosiaalisen ankkurin, helpottaa yhteydenpitoa, tukee oppimista sekä edistää spontaania ja innovatiivista yhteistyötä.

Jutun teknologiaan, designiin ja johtamiseen keskittyvä näkökulma tarjoili samaan hintaan kuusi ajatusta, jotka vaikuttavat pandemianjälkeisen työyhteisöviestinnän suunnitteluun.

1. Human momentissa toteutuvat myötätunto, tunneside ja ei-verbaaliset eleet. Kasvokkaisissa kohtaamisissa ihmiset energisoituvat ja kokevat todennäköisemmin myötätuntoa toisiaan kohtaan. Tämä vahvistaa organisaatiokulttuuria ja yhteistyötä.
2. Oppiminen ja osaamisen jakaminen tapahtuvat teknologioiden rinnalla merkittävissä määrin tarkkailemalla, vierihoidossa ja kasvokkaisessa kanssakäymisessä. Erityisesti nuoret ja uudet työntekijät kärsivät oppimismielessä etäilystä: kasvokkaisen vuorovaikutuksen vahvistama luovuus ja spontaani oppiminen häviävät.
3. MIT Media Labin Human Dynamics Group tutki kulkuläpysköistä työntekijöiden liikkeitä ja huomasi tuottavuuden nousevan kokousten ulkopuolisten tiheiden kasvokkaisten tapaamisten jälkeen.
4. Jo 50 metrin etäisyys ihmisten välillä tiputtaa merkittävästi säännöllisen viestinnän määrää – oli media sitten toinen ihminen tai laite, totesi MIT:n organisaatiopsykologi Tom Allen. Etäisyys myös hidastaa projekteja.
5. Tämän päivän tietotyöläiseltä halutaan luovuutta. Luovuus vaatii sosiaalista kanssakäymistä.
6. Lisäksi tutkimus osoittaa, että tiheät kasvokkaiset tapaamiset johtavat tiimeissä sitoutumiseen, tukeen ja yhteistyöhön.

Jutun teknologiaan, designiin ja johtamiseen keskittyvä näkökulma tarjoili samaan hintaan kuusi ajatusta, jotka vaikuttavat pandemianjälkeisen työyhteisöviestinnän suunnitteluun.

Onko pandemianjälkeinen työyhteisöviestintä inhimillisyyden mahdollistaja?

Organisaation on siis digiyhteistyön vakiinnuttua löydettävä toimintatapa, jossa ihmiset kohtaavat riittävästi myös kasvokkain. Tämä liittyy osin johtamiseen, tilaratkaisuihin ja työkaluihin – osin viestinnän linjauksiin. Työyhteisöviestinnän tavoitteellinen kanavien, foorumeiden, vastuiden ja prosessien suunnittelu kasvaa yhä tärkeämmäksi.

Moni tarvitsisi nyt apua jo taktisella tasolla: useimmilta yrityksiltä puuttuvat Huukin Fingertipiä tutkineen diplomityön [2] mukaan työyhteisöviestinnän yhteistyöalustojen käyttöohjeistus ja pelisäännöt.

Työyhteisöviestinnällä [3] on neljä ulottuvuutta: johdettu keskustelu, vastuullinen dialogi, tiedottaminen ja yhteisöllisyyden rakentaminen. Tuoko pandemianjälkeinen työelämä sille viidennen ulottuvuuden: inhimillisyyden mahdollistamisen?

Työyhteisöviestinnän perimmäinen tavoite on tukea strategian toteutumista. Pääsääntöisesti strategia toteutuu parhaiten, jos ihmiset ovat tuottavia, turvallisin mielin, osaavia ja luovia. Onko tulevaisuuden työyhteisöviestinnän tavoite myös mahdollistaa se oppiminen, ilo ja myötätunto, joka jäisi pelkän digin seurauksena toteutumatta – ja joka lopulta auttaa organisaation strategian toteutumisessa?

Tavoite ja mittarit rajaavat viestintää

Jos tulevaisuuden tilaratkaisuja, teknologian käyttöä, johtamista ja viestintää ohjaa yhtä vahvasti human momentien rakentaminen kuin HBR:n jutun kirjoittajat päättelevät, on syytä palata perusasioiden äärelle.

Jälkipandemisessa työnteossa on yhä tärkeämpää, että työyhteisöviestinnällä ja sen eri kanavilla on kullakin tavoitteet, ja näillä organisaation strategiaan sidotut mittarit. Tavoitteet auttavat rajaamaan ja tekemään joskus tiukkojakin strategisia valintoja. Vaikka viestintä voi auttaa johtamaan yrityksen kohti menestystä, se ei voi ottaa vastuuta kaikesta johtamisen muutoksesta.

Senkin on ehdittävä pysähtyä kohtaamaan ihania inhimillisiä ihmisiä sattumanvaraisesti. Mahdollisuus sattumanvaraisuuteen mahdollistetaan suunnittelulla. Työyhteisöviestinnän strateginen suunnitelma on pandemianjälkeisen viestintäjohtajan pelastusrengas. Eikä se toimitusjohtajallekaan huonoa tee.

Lähteet:

1. Designing the Hybrid Office From workplace to “culture space” by Anne-Laure Fayard, John Weeks, Mahwesh Khan, Harvard Business Review 3-4/21
2. Role of collaboration platforms in internal communication, Aalto-yliopisto, 12/2020, Konsta Huuki
3. Viestinnän tekijän käsikirja, Elisa Juholin, 2017