Lean-johtaminen ja viestintä -blogisarja. Osa 4: Asiantuntijatyön 7+1 hukkaa

BLOGISARJA OSA 4/4, Blogisarjassa avataan lean-johtamisen ja viestinnän yhteyttä sekä lean-filosofian käsitettä, tavoitetta ja periaatteita. Se tarjoaa yleistajuista ja konkreettista tietoa siitä, mistä lean-johtamisessa on kyse ja miten sitä voi konkreettisesti hyödyntää viestinnässä. Tässä, sarjan viimeisessä osassa, perehdytään tarkemmin viestinnän hukkiin 5, 6, 7 ja 8.

Sarjan ensimmäisessä blogissa pureuduttiin siihen, mitä lean on, mitä sillä tavoitellaan ja miksi lean-johtamista kannattaa hyödyntää viestinnän johtamisessa. Toisessa osassa keskityttiin työn virtauksen pahimpiin vihollisiin: vaihteluun, ylikuormitukseen ja hukkaan. Kolmas osa esitteli asiantuntijatyön 7+1 hukasta neljää ensimmäistä, jotka ovat väärään aikaan tai liikaa tekeminen, keskeneräinen työ ja odottaminen.  

Mitä ovat 7+1 hukan neljä viimeistä hukkaa? 

5. hukka: Siirtäminen 

Turha töiden siirtely on leanin viides hukka. Työtä voidaan joutua siirtelemään tarpeettomasti, jos vastuut ja roolit ovat epäselvät tai tieto ei liiku organisaatioon muodostuneiden siilojen vuoksi. Turhia siirtoja voidaan ehkäistä selkeyttämällä päätösvastuita ja kehittämällä työprosesseja siten, että esimerkiksi viestintäaineistojen kommentoinnit määritellään tarkemmin ja kommentit tulevat yksiköittäin koottuna. Näin kaikille on selkeää, halutaanko kommentointia sisällön tyylistä, jäsentelystä vai pelkästään asiavirheistä ja kuka kokoaa kommentit yksiköittäin, jotta vältytään sisäisesti ristiriitaisilta kommenteilta, joiden tulkinta on viestijälle vaikeaa. 

Työn tarpeetonta siirtämistä on myös se, jos työn perehdyttämiseen käytetty aika on suurempi kuin työn hoitamiseen kuluva aika. 

6. hukka: Virheet ja uudelleen tekeminen 

Leanissa pyritään mahdollisimman virheettömään tekemiseen. Kun yhdessä työvaiheessa tapahtuu virhe, kumuloi se pahimmassa tapauksessa koko työketjuun, joka tulee tehdä uudelleen. Tällöin virheen aiheuttama hukka, vie kapasiteettia kahteen kertaan. Siksi virheettömyys ketjun alkupäässä on kriittistä. Hukkaa eli virheitä ja uudelleen tekemistä aiheuttavat huolimattomuus, keskeytykset ja väärinkäsitykset tai työn tekijän eri osaamistasot. 

Viestinnässä virheitä aiheutuu monesti niin sanotuista huonoista briiffeistä. Viestinnältä tilataan väärä ratkaisu, koska asiantuntija ei ole tunnistanut ongelmaa. Tällöin briiffiä ei oikeastaan ole tehty lainkaan tai se on puutteellinen. Siitä aiheutuu, että viestintä tuottaa virheellisen ratkaisun, joka ei poista alkuperäistä ongelmaa. Työ joudutaan tekemään uudestaan halutun lopputuloksen saavuttamiseksi. On sanomattakin selvää, että virheen korjaamiseen käytetty aika vie resursseja moninkertaisesti. 

7. hukka: Epätarkoituksenmukainen käsittely 

Epätarkoituksen mukainen käsittely liittyy vahvasti sekä ensimmäiseen että kuudenteen hukkaan eli liikaa tai uudelleen tekemiseen, mutta tässä katse on selkeästi työn tuloksessa. Jos et tiedä, mitä (sisäinen tai ulkoinen) asiakas haluaa, teet helposti ylimääräisiä asioita, joista ei ole kenellekään mitään lisäarvoa. 

Epätarkoituksenmukaista käsittelyä esiintyy helpommin, jos oikeaa työtä ei ole riittävästi. Tällöin voi helposti ylityöstää eli jäädä hiomaan ja parantelemaan asiaa loputtomiin. Kuten edellisessä blogissa ensimmäisen hukan kohdalla (väärään aikaan tai liikaa tekeminen) mainittiin, näin käy, jos työn laatutasoa ei ole yhdessä sovittu. Ja edellä – hukan kuusi (virheet ja uudelleen tekeminen) kohdalla – todetun mukaisesti, olemattomat tai puutteelliset briiffit aiheuttavat virheiden lisäksi turhaa arvailua ja tulkintaa, joka on työn epätarkoituksenmukaista käsittelytä. 

Esimerkkinä epätarkoituksenmukaisesta käsittelystä voisi olla verkkosivusto, jonka palvelusta vastaava yksikkö on viestinnältä tilannut markkinoidakseen ikäihmisten kiertävää kirjastopalvelua. Viestintä on saattanut epäillä verkkosivun toimivuutta, mutta on kuitenkin pyynnöstä sivuston toteuttanut. Pian huomataan, että sivustosta huolimatta palvelun kysyntä ei kasva. Kun jälkikäteen on asiaa analysoitu, on selvinnyt, että kunnan haja-asutusalueella asuvat ikäihmiset eivät edelleenkään tiedä kiertävästä kirjastopalvelusta. Jos ikäihmiset eivät suuressa määrin käytä digikanavia, ei verkkosivu ole monenkaan ulottuvilla. Ja vaikka sinne pääsy olisikin, tarvitaan ohjaukseen muita viestintäkeinoja.  

Tarkoituksenmukaisempaa olisi ollut selvittää ongelma etukäteen ja miettiä yhdessä viestinnän kanssa toimivin ratkaisu palvelun markkinointiin. Tällöin olisi voinut olla, että verkkosivuston sijaan olisi päädytty postilaatikkoon kannettuun paikallislehti-ilmoitukseen ja palvelun markkinointiin ikäihmisten terveyspalveluiden yhteydessä. 

Ja sitten se 8. hukka: Kehityspotentiaalin hukkaaminen 

Asiantuntijatyöhön liittyy kahdeksas hukka, joka on kehityspotentiaalin hukkaaminen. Tämä tarkoittaa sitä, että on niin kiire, ettei ajatella ehdi. Aika kuluu kiireisten toimien tekemiseen, vaikka kaikki tehtävät eivät olisikaan tärkeitä. Samalla tärkeät ja ei kiireiset kuten toiminnan ja prosessien tarkastelu ja kehittämien jäävät tekemättä. 

Tästä esimerkki voisi olla joka toinen vuosi tehtävä runsas yleisesite, jolla on jo vuosikymmenien perinne. Sitä on aina tehty. Tosin kukaan ei ole varma, kenelle ja miksi sitä tehdään ja mikä sen tavoite on. Yleensä se tehdään kalliisti ja kiireellä ja osa johdosta toivoo siitä vähintään yhtä hienoa kuin edellinen oli. 

Kahdeksas hukka on asiantuntijatyössä se kaikista olennaisin, joka kuitenkin helposti jää kiireen jalkoihin. Tämä nousee yllättävän usein esille keskusteltaessa viestintäjohdon kanssa. Arki on niin kiireinen, että kehittämiselle ei tahdo jäädä aikaa. Se on usein ensimmäinen, mistä karsitaan, kun työsuma vyöryy yli. 

Nyt on juuri oikea hetki varmistaa, että toiminnan ja prosessien kehittäminen kulkee jatkuvasti arjessa. Jospa juuri tänään olisi aikaa pysähtyä hetkeksi miettimään, mitä ollaan tekemässä ja miksi. Jatkuva pieni liike toiminnan kehittämiseksi on olennaista työn hallinnan ja kestävän tekemisen varmistamiseksi. Kuten aiemmissa blogeissa on jo todettu leanissä liiallinen kiire pilaa hyvätkin aikeet. 

Jos leanimpi viestintä kiinnostaa ja tarvitset sparrausapua, laita viestiä. Otetaan yhdessä loikka kohti vaikuttavampaa ja kiireettömämpää viestintää!