Liikaa hommia ja liian vähän tekijöitä? – ota viestinnän tilannekuva avuksi

Organisaatiot tarvitsevat viestintää enemmän kuin koskaan. Samaan aikaan kasvavat viestinnän ammattilaisten työmäärä ja kuormittuminen, mikä on vakava riski organisaation toimintakyvylle. Yhtälö ei toimi. Ratkaisun avain löytyy viestinnän tilannekuvan selvittämisestä. Selkeä tilannekuva mahdollistaa sekä entistä strategisemman ja tuloksellisemman viestinnän että viestijöiden työkuorman kohtuullistamisen.

Tuoreen Viestinnän ammattilaiset 2019 -tutkimuksen mukaan viestinnän kysyntä on lisääntynyt. Organisaatiot ymmärtävät, että viestintää ja viestijöitä tarvitaan – tekoälyn, datan ja markkinoinnin automaation rinnalla – kohtaamisiin ja aitoon vuorovaikutukseen. Tarpeen lisääntyessä viestijöiden työmäärä on lisääntynyt.  Ei siis ole ihme, että viestijöistä joka kolmas on halukas vaihtamaan alaa liiallisen kiireen ja paineen takia.

Johtoryhmän hälytyskellojen tulisi nyt soida. Tarve yhä strategisemmalle viestinnälle on ilmeinen samaan aikaan kun joka kolmas viestijä hoippuu jaksamisen äärirajoilla. Vaikea on sovittaa työpäivään yhtään lisätekemistä saati strategista ajattelua, kun hommaa riittää muutenkin yli sen, mikä on kohtuullista ja kestävää. Ja lisää tulee koko ajan, hallitsemattomasti. 

Mistä lääke vaikuttavampaan viestintään? 

Kun viestintäresursseista on käytössä jo 100 prosenttia ja vähän ylikin, kiireeseen ja resurssiongelmaan auttaa vain pysähtyminen. Mitä kovemmaksi kiire on muodostunut, sen voimakkaammin on syytä painaa jarrua.  

Mikä tai kuka kiireen aiheuttaa? Keneltä ja miten viestinnän työt tulevat? Ovatko työt ennakoituja vai akuutteja? Ovatko kaikki työt olennaisia ja strategiasta ja tavoitteista johdettuja? Onko organisaatiossa yhteinen tilannekuva viestinnästä ja sen tärkeysjärjestyksestä?  

Koska viimeksi olet kysynyt itseltäsi näitä asioita? Ja milloin aiheesta on keskusteltu laajemmin? Onneksi olkoon, jos olet jo pidemmällä ja tilannekuvasi on selkeä. 

Kuusi kysymystä paljastaa, millainen tilannekuva organisaatiolla on viestinnästä 

Jos tilannekuvan hallinnasta ei ole täyttä varmuutta, auttavat seuraavat kysymykset pääsemään jäljille. 

Tietäväkö organisaation avainhenkilöt: 

1. miksi viestintää ylipäätään tehdään? 
2. mitkä ovat viestinnän strategiset tavoitteet? 
3. miten viestinnän onnistumista mitataan? 
4. millaiset ovat viestinnän roolit, vastuut ja prosessit? 
5. miten viestintäyksikkö palvelee ja millaisin vasteajoin? 
6. mikä on jokaisen oma rooli ja vastuu viestinnässä? 

Mikäli vastaukset ylläoleviin kysymyksiin löytyvät helposti, on organisaatiolla hyvin todennäköisesti kirkas ja yhtenäinen tilannekuva viestinnästä. Sen lisäksi viestintä on nähtävästi tavoitteellista, vaikuttavaa, selkeää ja läpinäkyvää. Viestintäyksikön työskentely on arvatenkin ennakoivaa, suunnitelmallista ja hallittua, eikä viestijöistä joka kolmas pohdi alanvaihtoa. Näissä organisaatioissa viestinnällä on myös kyky reagoida nopeasti, koska akuuteille työtehtäville on varattu aikaa arkeen. 

Selkeä tilannekuva on win-win-win 

Vain selkeän tilannekuvan kautta:

1. Johdolla on mahdollisuus saada viestinnästä entistä strategisempi työkalu toiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi.  
2. Henkilöstö voi oppia ymmärtämään viestinnän merkityksen ja oman roolinsa siinä sekä hyödyntämään viestintäyksikön palveluita ja osaamista entistä paremmin. 
3. Ja sokerina pohjalla: viestintäyksiköllä on mahdollisuus tehdä työstään tavoitteellisempaa, läpinäkyvämpää, hallitumpaa ja hauskempaa.  

PS. Jos kiirettä ja kuormitusta ilmenee, suosittelen lämpimästi ottamaan viestinnän tilannekuvan haltuun. Haltuunotossa auttaa esimerkiksi Viestinnän läpivalaisu, joka paljastaa viestinnän helmien lisäksi pullonkaulat ja kehittämiskohteet. Toinen tapa on hyödyntää viestinnässä lean-filosofiaa, joka työn sujuvaan virtaukseen keskittymällä auttaa poistamaa hukkia, kirkastamaan tavoitteita, mittareita ja prosesseja sekä kannustaa jokaista toimimaan jatkuvan parantamisen periaatteella.