Ota lean avuksi viestintään
Työn sujuvaan etenemiseen eli virtaukseen tähtäävä lean-filosofia on kova ase myös viestinnän kehittämisessä. Hyödynnämme lean-ajattelua niin asiakkaidemme kuin oman toiminnan ja viestinnän kehittämisessä. Tänä syksynä ja talvena toimimme myös Alma Talentin kouluttajina aiheen äärellä. Olemme huomanneet, että tarve vaikuttavampaan ja vähemmän kaaosmaiseen viestintään on monessa organisaatiossa ilmeinen.
Leanissa työn virtausta edistetään poistamalla hukkaa, jotka kaikki estävät työn soljuvaa virtaamista. Hukkia ovat:
- Väärään aikaan tai liikaa tekeminen
- Keskeneräinen työ
- Odottaminen
- Ylimääräinen työntekijän tai materiaalin liike
- Siirtäminen
- Virheet ja uudelleen tekeminen
- Epätarkoituksenmukainen käsittely.
Edellä mainitut hukat ovat arkipäivää monessa viestintäyksikössä, monen viestijän pöydällä. Työ keskeytetään jatkuvasti, määräaikoja ei kunnioiteta, briiffit ovat löperöjä, lukuisat kommenttikierrokset uhkaavat uuvuttaa kokeneenkin taitajan. Kuulostaako tutulta?
Ei hätää. Analysoimalla viestinnän tilannetta, hahmottamalla tilannekuva ja laatimalla korjausliikkeet päästään poistamaan hukkia, yksi kerrallaan. Tämä vaatii hyvää viestinnän johtamista sekä oman työn rehellistä arviointia. Usein arviointityötä on vaikea tehdä itse, jolloin ulkopuolinen apu tukkeumien eli hukkien tunnistamisessa voi olla tarpeen. Ennen kuin hukkia päästään poistamaan, täytyy niiden juurisyyt selvittää. Hukan olennaisin juurisyy on vaihtelu, josta seuraa ylikuormitusta, joka puolestaan aiheuttaa hukkaa. Vaihtelun aiheuttajia taas voivat olla tiimin eri osaamistasot, epätasainen kysyntä tai epäselvät prosessit ja vasteajat.
Asiantuntijatyössä on olemassa kahdeksaskin hukka. Se on kehityspotentiaalin hukkaaminen. Palvellaan organisaation sisäisiä asiakkaita tekemällä sitä mitä he haluavat, eivät sitä mitä he tarvitsevat. Käytetään omaa osaamista vajavaisesti, kun kukaan ei osaa vaatia enempää.
Leanissa tärkeintä on arvon tuottaminen asiakkaalle, joko sisäiselle tai ulkoiselle. Arvoa on kuitenkin mahdotonta tuottaa, jos ei ole ensin määritelty, mitä arvolla tarkoitetaan eli mitä viestinnällä oikein tavoitellaan. Siitä pääsemmekin viestinnän vaikuttavuuden mittaamiseen, joka oikein tehtynä ohjaa viestintää tavoitteelliseen suuntaan, vähentää kaaosta ja selkeyttää tekemistä.
