Paluu perusasioiden eli ihmisviestinnän äärelle

Siirryin Brunnenille joulukuussa 2020 suoraan kriisiyhtiön viestinnästä. Maaliskuun 2020 poikkeusolojen julistamisen jälkeen johtoryhmämme kokoontui teamsiin ja lähti hetkessä luomaan historiaa: ajamaan tilapäisesti alas maanlaajuista toimintaa. Sisäisellä viestinnällä oli valtava rooli tilanteen johtamisessa. Kyse oli – ja on koko pandemian ajan – peloista, perheistä, omista työpaikoista ja motivaatiosta. Onnistumisessa on kyse ihmisviestinnästä.

Miljoonan työikäisen aamut alkavat Suomessa nyt ehkä ruuhkatta, mutta innottomin tai epävarmoin tunnelmin. Ainoa kahviseura on ruutu. Maaliskuu 2020 pyyhki työelämästä pois ison osan organisaation totutusta sisäisestä vuorovaikutuksesta. Samaan aikaan työntekijöiden tarve saada tietoa kasvoi.

Pandemia siirsi organisaatioiden henkilöstöinfot teamsiin. Johdon suunnannäyttämisestä tuli yksisuuntaisempaa, joskus pelkkää monologia. Mentiin suoraan asiaan, koska päivässä saattoi olla kuusikin peräperää varattua etäkokousta. Intrat ja talojen sisäiset some-alustat nousivat uuteen arvoonsa, mutta saivatko ne liikaa painoarvoa?

Palvelualoilla piti salamannopeasti luoda uusia keinoja rakentaa yhteisöllisyyttä ja jakaa faktaa jokaiselle osa-aikaisellekin työntekijälle, jolla ei välttämättä ollut sähköpostia. Joku joutui myynnin notkahduksessa karsimaan viestinnän resursseja. Entiset kuvien värittämät viestit muuntautuivat nopeasti mustavalkosähköposteiksi ja sähkemäisiksi tiedonannoiksi.

Pandemian tuoma etätyö ja epätietoisuus tulevasta runtelivat vanhat sisäisen viestinnän mallit ja toivat monen työarkeen viestintätyhjiöitä. Koska hybridityöskentelyn malli on tullut jäädäkseen, kannattaa sisäinen viestintä viimeistään nyt päivittää.

Hyvä sisäinen viestintä on avain tavoitteiden saavuttamiseen

Kriiseissä ja muutostilanteissa korostuu tarve viestiä säännöllisesti, vuorovaikutteisesti, avoimesti ja suunnan osoittaen. Tilanteessa, jossa ihmiset työskentelevät hybridimallilla, sisäinen viestintä on avain tavoitteisiin sitouttamiseen. Viestinnän kiistaton merkitys näkyy myös siinä, miten viestinnän ulkoisetkin sidosryhmät on monessa talossa jouduttu priorisoimaan uudestaan.

Viestinnän dosentti Juholinin tuorein näkemys* työyhteisöviestinnän, eli sisäisen viestinnän, neljästä ulottuvuudesta on:

1. Johdettu keskustelu, jotta strategia ymmärretään ja ihmiset osaavat toimia sen mukaan.

2. Tiedottaminen ja faktatiedon saatavuus tosiasioiden kertomiseksi.

3. Yhteisöllisyyden rakentaminen, jonka tuloksena koemme kuuluvamme työyhteisöön.

4. Vastuullinen dialogi, jotta pääsemme vaikuttamaan ja koemme merkityksellisyyttä roolissamme.

Näille kaikille on oltava tavoitteet – mieluiten mitattavat. Tavoitteet liittyvät organisaation kattotason strategiaan. Koronan seurauksena sisäisen viestinnän tavoitteet on mitä todennäköisimmin syytä päivittää, sillä sisäisen viestinnän on kuljetettava organisaatiota kohti sen strategisia tavoitteita.

Kohtaamiset ovat tärkeä osa ihmisyyttä ja siten työyhteisöviestintää

Tulevaisuuden tietotyötä tutkiva FutuRemote-konsortio indikoi pitkittäistutkimuksessaan alustavasti, että alkuhuuman jälkeen etätyöskentelyn huonot puolet alkavat tuntua. Esimerkiksi työhön sitoutuminen heikkeni pandemian jatkuessa, ja työntekijöiden tuntema energisyys ja innostuneisuus työtehtävistä vähenivät hieman touko-lokakuussa. Suurin ongelma oli etääntyminen työyhteisöstä, jonka fyysisen läsnäolon puute lisäsi työkuormitusta.

Monissa organisaatiotutkimuksissa on kautta aikojen todettu, että onnistuakseen ihminen tarvitsee kohtaamisia, myös niitä epävirallisia juttutuokioita. Sekin tiedetään, että kenenkään ei ole hyvä olla yksin.

Viestintä on puhdasta ihmistiedettä eli sen osapuoli on aina ihminen. Joka tarvitsee juuri nyt turvaa, suunnan ja innostusta. Miten sinä vastaat tähän tarpeeseen? Ihmisviestintä on juuri nyt enemmän kuin koskaan ei vain innostuksen, vaan myös huolien hallintaa. Ei siis pelkkää odotusten hallintaa, kuten viestintäalalla helposti ajatellaan.

Ihmisviestintänä ajateltuna sisäinen viestintä täyttää muutoksessa syntyvät tyhjiöt tiedolla, joka vähentää pelkoja. Vähemmän huolia tarkoittaa parempaa mieltä. Se mahdollistaa tavoitteisiin pääsyn. Se kertoo, onko tulevaisuudessa töitä.

*Lähde: Communicare, Elisa Juholin, 2017

Monen organisaation sisäisen viestinnän prosessit, johtamismallit ja kanavat hyötyvät nyt päivittämisestä, kun muutosvauhti on kova ja pelko omasta työpaikasta vie energian. Läpinäkyvyys ja keskusteleva vuorovaikutteisuus eivät ehkä toteudukaan etäpisteiden ja toimistopöytien välimaastossa vanhoin mallein.

Brunnenin viestinnän läpivalaisu tuottaa helposti hahmotettavan kuvan sisäisen tai ulkoisen viestinnän – tai koko viestinnän – kehitettävistä kohdista. Kun kädessä on organisaation tarpeisiin perustuva toimenpidelista, on sisäisen viestinnän päivittäminen helpompi aloittaa.