Puhuminen on hopeaa, ymmärtäminen platinaa

Etäpalaverit. Odotan puheenvuoroani, tulee mikrotauko ja isken oman ajatukseni linjoille. Ja puhun vahingossa toisen kollegani päälle. Tuttu juttu sinullekin? Etäkokouksessa ryhmän sanattoman viestinnän tulkinta on välillä mahdotonta. Samoin teknisten viiveiden huomioiminen. Jos olisimme olleet samassa tilassa, tilannetta ei olisi todennäköisesti tapahtunut.

Hetki sitten laitoin korvani lähemmäs tietokoneeni näyttöä, kun yritin kuulla työkaverini ”Mitä kuuluu” -kysymystä ennen virallisen etäpalaverin alkua. Nauratti, sillä minulla oli kuulokkeet päässäni. Vaikka olen tottunut eri vimpaimien käyttäjä, kehoni toimi silti kuin olisimme olleet vastakkain.

Mutta nämä kömmähdykset ovat pieniä ainakin emeritusprofessori Arto Mustajoen mielestä. Nimittäin hänen mukaansa maailman yksi viheliäimmistä ongelmista on ihmisten väliset väärinymmärrykset*. Kieltämättä ongelma on suurempi kuin etäkokouksen sanattoman viestinnän sähläykset. Tiesitkö, että pelkästään keskustelupalsta Suomi 24:ssä on käytetty ymmärtää-sanaa satojatuhansia kertoja. Siis satojatuhansia. Kyseessä ei ole pikkujuttu. Sana toistuu niin kielteisesti ”Miksei se ymmärrä” tai ”En voi ymmärtää” kuin myönteisesti ”Onneksi suurin osa ymmärtää”. Ymmärrystä toivotaan, mutta käytännössä ymmärtäminen ja ymmärretyksi tuleminen on kimurantimpaa.

Aloita olemalla itse ymmärrettävämpi

Koska ymmärtäminen on vaikeaa, niin kannattaa teroittaa ensin omaa puhetta. Mitä asioita on hyvä ottaa huomioon, kun puhuu – ja erityisesti etäkokousten aikana? Otin käyttööni taitelijan vapauden ja kokosin Mustajoen kirjasta viisi vinkkiä, miten voit varmistaa paremmat lähtökohdat viestisi läpimenoon.

1) Mukauta puheesi tilanteen ja kuulijan mukaan

Ota huomioon, kenelle puhut. Millaista kieltä hän ymmärtää ja mitä kuulijasi tietää asiasta?

2) Tunnista eri puhelajit

Tiedon välittäminen, ohjailu, tunteista kertominen ja tunnelman luominen ovat yhtä tärkeitä syitä avata suu. Puheella voi olla myös samanaikaisesti eri tavoitteita.

3) … ja tunnista myös sävyt

Puheen sävy on yhtä tärkeä kuin sisältö. Kuulijan on tärkeää tunnistaa puhujan tunnetila ja asenne siihen, mitä puhuja sanoo. Joten aina kun puhut, pyri tunnistamaan puheesi sävy. Jos et kuule sitä, kaverisi tai kollegasi varmasti auttavat sinua.

4) Lisää sosiaalista puhetta

Kaikenlainen höpinä sitoo ihmisiä yhteen ja pitää kanavaa auki toiseen ihmiseen. Etäkokouksen tyypillinen virhe on mennä suoraan asiaan. Tuossa vaiheessa joku sulkee jo aistinsa. ”Ai jaa, se ei ollut taaskaan kiinnostunut meistä.”

5) Varmista, että olette ymmärtäneet asian samalla tavalla

Puhujan sanoille ja lauseille antama merkitys ei välttämättä vastaa sitä, mitä kuulija ajattelee niistä. Kun sovitaan tärkeitä asioita, on hyvä varmistua saman tien, että olette ymmärtäneet kokonaisuuden samalla tavalla.

Ja lopuksi vielä bonusvinkki. Vaikka etäkokouksissa on usein paljon asiaa, älä varasta puheellasi koko ilmatilaa. Vuorovaikutus on loppujen lopuksi yhteispeliä ja puheesi teho heikkenee, jos olet koko ajan äänessä. Joten kysy myös hyviä kysymyksiä ja kuuntele!

*Mustajoki, Arto 2020. Väärinymmärryksiä. Miten voisimme puhua ja kuunnella paremmin?