Vaikuttava muutosjohtaminen: älykäs muutosjohtaja ymmärtää kysyä

Muutosjohtaminen on haastava laji. Entistä vaativamman siitä tekevät nykyinen markkinatilanne, tasapainoilu etätyömaailmassa sekä jatkuva paine tehostaa toimintaa. Toistuvat muutokset ovat johtaneet siihen, että työyhteisöissä suhtaudutaan uudistuksiin varauksella. Suhtautumista on vaikea muuttaa myönteiseksi, ellei ymmärrä kysyä, mikä muutoksessa aiheuttaa huolta. Tähän blogiin on koottu kuusi syytä, miksi muutosjohtajan kannattaa kuunnella, ymmärtää ja vastata työntekijöidensä huoliin.

Gartnerin (2022) tutkimuksen mukaan keskivertotyöntekijä kohtasi vuonna 2022 kymmenen suunniteltua muutosta työpaikallaan, kun vuonna 2016 vastaava luku oli kaksi. Samassa tutkimuksessa todettiin, että työntekijöiden seinä on tullut vastaan: vain 43 prosenttia on avoin muutoksille, vaikka 2016 luku oli 74 prosenttia.  

Ongelmallista on, että valtaosa organisaatioista odottaa muutosstrategian laadittuaan, että työntekijät kulkevat täysin suunniteltua polkua (Morain & Aykens, 2023). Älykkäimmät muutosjohtajat tietävät, ettei muutos onnistu ilman johdon ja työyhteisön välistä syvää yhteisymmärrystä. Sitä vahvistaa luottamus, mutta sekään ei ole hyvällä tasolla, koska vain kolmasosa työntekijöistä luottaa organisaatioonsa kunnolla (Gartner, 2022).  

Kuulet työyhteisön huolista viimeistään, kun ne kärjistyvät konflikteiksi   

Kuvittele, että saat tietää työpäivääsi merkittävästi vaikuttavasta muutoksesta, jonka on suunnitellut taho, joka ei juurikaan tiedä työtehtävistäsi. Tunnet oman työsi parhaiten ja kokemuksesta tiedät, ettei lähestymistapa toimi käytännössä. Et kuitenkaan pysty vaikuttamaan muutokseen, eikä kukaan tule kysymään, mikä sinusta olisi paras tapa toteuttaa muutos.  

Muutaman viikon kuluttua muutos astuu voimaan ja ongelmat alkavat. Uusi toimintapa aiheuttaa osastollasi merkittävän riskin, jota ei ole osattu ottaa huomioon, koska se liittyy vain sinun osastosi erityispiirteisiin. Koet turhautumista ja nouset vastarintaan.   

Mitä jos asiat olisivat menneet toisin ja olisit päässyt kertomaan huolistasi? Sehän ei tietenkään ole mahdollista, koska eihän jokainen työntekijä voi vaikuttaa jokaiseen muutokseen. Ehkä ei, mutta työntekijöiden kysymykset ja huolet tulisi sentään kuulla ja tiedostaa. Etenkin sellaisten, joihin muutos vaikuttaa eniten. Ja niitähän ei aina kuule, ellei ymmärrä kysyä. Viimeistään niistä kuulee silloin, kun ne kärjistyvät konflikteiksi.  

Muutoshan on hyvä asia. Miksi nostaisin huolet tapetille? 

1) Näet kauemmas. Johdon näkyvyys ei aina ulotu arkeen asti – etenkin, jos organisaatiossa on useita osastoja omine erityispiirteineen. Kuulemalla jokaisen osaston näkemyksen, saat laaja-alaisen näkymän muutoksen vaikutuksista koko organisaatioon. Voit saada korvaamatonta tietoa muutoksen suunnittelun tueksi.  

2) Tulet todennäköisemmin itsekin kuulluksi. Kun olet valmis kuuntelemaan, on todennäköisempää, että myös sinun viestisi tulee kuulluksi. Näin luot edellytykset sille, että muutos ymmärretään ja se ollaan valmiita omaksumaan.  

3) Luot turvallisuuden tunnetta. Muutokseen liittyy toisinaan pelkoa ja epävarmuutta. Jos tiedät, mitkä tekijät muutoksessa eniten mietityttävät, voit laatia työyhteisölle kattavat vastaukset, jotka hälventävät pahimmat pelot pois ja luovat turvaa. Käytännön apuvälineenä toimii viestinnän pelikirja, jossa on vastaukset keskeisiin huoliin. 

4) Vältät tulevat konfliktit. Huolien ja kysymysten mahdollisimman ennakoiva käsittely auttaa välttämään myöhemmät konfliktit. Tämä säästää aikaa ja resursseja sekä ylläpitää hyvää ilmapiiriä.  

5) Varaudut riskeihin. Kun toimintatavat muuttavat muotoaan, vaihtuvat myös tilanteet, jotka saattavat aiheuttaa poikkeustilanteen. Muutosviestinnän yhteydessä kannattaakin varmistaa, että poikkeus- ja kriisiviestintäsuunnitelma on ajan tasalla. Mahdollisimman aukoton suunnitelma edellyttää, että tietoa mahdollisista poikkeustilanteiden tai kriisien aiheuttajista on saatu eri osastojen välisesti.

6) Sitoutat, sitoutat ja sitoutat. Osallistavan muutosjohtamisen merkitystä ei voi korostaa tarpeeksi. Kun työntekijä kokee tulleensa kuulluksi ja osaksi muutoksen suunnittelua, muutokseen sitoutuminen kasvaa 32 prosenttia (Gartner, 2022). Mahdollisuus vaikuttaa muutokseen luo myös myös hallinnan tunnetta. Ole kuitenkin rehellinen siitä, mihin on mahdollista vaikuttaa ja mihin ei. 

Muutosviestintä on ennen kaikkea ihmislähtöistä viestintää. Siinä monimutkaiset asiat sanoitetaan ihmisille merkityksellisiksi viesteiksi. Onnistuminen riippuu kyvystäsi kuunnella, ymmärtää ja vastata työntekijöidesi huoliin.

Viestinnän suunnittelun tulisi kulkea käsi kädessä muutoksen suunnittelun kanssa. Jos aloitat hiomaan viestintää siinä vaiheessa, kun muutoksesta tulee kertoa, olet myöhässä. Huolellisesti suunnitellulla ja vuorovaikutteisella muutosviestinnällä luot yhteisymmärrystä ja rakennat luottamusta, mikä tukee tavoitteesi saavuttamista.

Lähteet

Morain, C. O. & Aykens, P. Employees are losing patience with change initiatives. Harvard Business Review. Julkaistu toukokuussa 2023.  

Gartner. Culture in a Hybrid World. Julkaistu toukokuussa 2022.